Microsoft Word 2007 | Teknologi Informasi dan Komunikasi

A.Pengertian Microsoft Word

Microsoft word adalah salah satu dari beberapa program aplikasi pengolah kata yang terdapat dalam paket program aplikasi Microsoft office,yang sejak mulai di kembangkan pada tahun 1983 sampai pertengahan tahun 2001. Microsoft Word dikembangkan oleh perusahaan pembuat perangkat lunak ternama didunia yaitu Microsoft Corporation.

B.Cara Membuka Microsoft Word

• Klik tombol Start  yang ada di taskbar

• Pilih Menu Program, arahkan pada Microsoft Office dan klik Microsoft Word.

• Dan akan tampil lembar kerja dari Microsoft Word yang masih kosong dan lembar kerja tersebut bernama dokumen.

C.Fungsi Microsoft Word

Sebagaimana yang kita ketahui, Microsoft Word dipergunakan untuk membantu pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, adakalanya kita lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam  Microsoft Word, padahal dengan memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan dokumen. Oleh karena itu, tulisan ini bertujuan untuk mengingatkan kembali (terutama untuk saya pribadi) berbagai fasilitas yang ada dalam Microsoft Word.

1. Jenis huruf

Agar dokumen yang dihasilkan tidak terlalu banyak mengalami editing dalam masalah “font”, sebaiknya tentukan dulu default font yang akan dipergunakan. (Menu Home+ Font)

2. Pembuatan Numbering

Biasanya, pembuatan suatu dokumen mengacu kepada peraturan tertentu dalam pembuatan dokumen (misal Bab I Pendahuluan, Bab II Tinjauan Pustaka). Oleh karena itu, harus didefinisikan terlebih dahulu mengenai numbering yang sesuai dengan peraturan pembuatan suatu dokumen.

3. Pembuatan Outline

Biasakan bekerja dengan dokumen view berupa Outline. (Menu View + Document Views + Outline). Hal ini akan memudahkan kita untuk membuat poin-poin penting yang akan dituangkan dalam dokumen. Pembuatan dokumen dalam bentuk outline, minimal sampai dengan level 3. Ada kalanya pada saat perpindahan dari level 1 ke level 2 kita diharuskan untuk mengubah list level (Menu home+ Multiple List+Change List Level)

4. Pemakaian Break Section

Biasanya dalam suatu dokumen  terdapat perbedaan jenis penomoran halaman untuk tiap section (misalnya : halaman sampul biasanya tidak ada nomor halaman, Kata Pengantar & Daftar Isi & Daftar Tabel diberi nomor halaman jenis “i, ii, iii,…” ,  Bab I dst diberi nomor jenis “1,2,3…”) Oleh karena itu untuk setiap pergantian jenis halaman tersebut diberikan break section. ( Menu Page Layout +Break +Next Page).

5. Penomoran Halaman

Seperti yang telah disebut pada poin 4, maka penomoran halaman akan menggunakan fasilitas break section. Setiap section diberi nomor halaman seperti yang dikehendaki ( Menu insert + Page Number + Format Page Number + Page numbering + start at  … kemudian pilih letak nomor halaman bottom atau top of page) khusus halaman sampul, biasanya tidak ada nomor halaman, oleh karena itu header/footer nya perlu diedit (Menu insert + header/footer + edit header/footer + Design + pilih different first page)

6. Pembuatan Daftar Tabel

Tabel/Gambar/Bagan yang dibuat diusahakan diberi caption yang terdiri dari judul bab dan nomor gambar. (Menu References + insert Caption… pada option pilih label yang diinginkan, hilangkan tanda centang pada exclude label from caption). Untuk pembuatan daftar tabel/gambar/bagan maka pilih menu references + insert table of figures) maka daftar tabel dapat muncul secara otomatis. Apabila ada perubahan posisi halaman pada tabel/gambar/bagan, maka daftar tabel tinggal diklik kanan pilih update field.

7. Pembuatan Daftar Isi

Pembuatan daftar isi secara otomatis adalah dengan memilih references + table of contents. Apabila ada perubahan dalam letak halaman maka daftar isi tinggal di update (sama seperti update daftar tabel)

8. Editing dengan Document Map

Agar editing yang dilakukan dapat dilakukan dengan cepat maka dapat memanfaatkan fasilitas document map (Menu View + document map). Dengan fasilitas ini, perpindahan halaman yang akan diedit dapat berlangsung lebih cepat).

D.Sejarah  Perkembangan Microsoft Word

Sejarah panjang perjalanan Microsoft Office hingga saat ini, banyak perubahan danpenambahan fasilitas sejak pertama kali diluncurkan tanggal 30 Agustus 1992. Waktuitu aplikasi perkantoran ini diberi nama Microsoft Office versi 3.0. Pada versi tersebut Microsoft Office menyertakan Microsoft Word sebagai pengolah kata, Microsoft Excelsebagai pengolah angka, Microsoft PowerPoint digunakan sebagai aplikasi presentasiyang handal dan Microsoft Mail digunakan untuk menerima dan mengirim email.

Setelah populer dengan Microsoft Office 3.0, pada tahun 1995-an Microsoft kembalimeluncurkan Microsoft Office 95 bersamaan waktu itu Microsoft meluncurkan sistemoperasi Microsoft Windows 95. Pada sistem operasi ini Microsoft merombak totalWindows versi 3.1 dan Windows 3.11 for Workgroup, perubahan yang cukup signifikan dalam sejarah sistem operais PC saat itu.

Sejalan dengan pekembangan sistem operasi Microsoft Windows, Microsoft Office sendiri terus berkembang dan semakin mapan danterus digandrungi serta digunakan oleh sebagian besar masyarakat komputer di dunia, termasuk di Indonesia.

Sampai pada tahun 2000-an Microsoft sudah meluncurkan beberapa versi Microsoft Office dan sampai saat ini masih tetap digunakan sebagai andalan aplikasi perkantoranmodern. Beberapa versi dari Microsoft Office yang masih banyak digunakan saat iniantara lain Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP (2002) dan Microsoft Office 2003. Pada kenyataannya sampai saat ini masih banyak kemampuan Microsoft Office 2003 masih belum tersentuh oleh pemakainya. Namun sejalan dengan perkembangan teknologi dan sistem operasi yang juga terus berkembang.

MICROSOFT WORD 2007

Microsoft Office Word 2007 merupakan sebuah program aplikasi pengolah kata (Word Processor) buatan Microsoft Corporation. Microsoft Word 2007 merupakan hasil pengembangan dari beberapa versi sebelumnya. Microsoft Word tampil lebih user friendly dan sudah menggunakan ribbon sebagai standar baru dalam menampilkan menu-menu tool. Berdasarkan klaim mereka, ribbon adalah sebuah inovasi yang kelak di masa mendatang menjadi sebuah standar bagi tampilan menu.

Bagi yang baru bermigrasi dari  Microsoft Word 2003 ke Microsoft Word 2007 tidak perlu panik dengan pemandangan yang begitu asing tersebut. Anda hanya perlu sedikit adaptasi dan setelah itu, Anda akan merasakan efisiensi dan kemudahan dalam bekerja. Bila Anda kurang percaya, silahkan buka Microsoft Word 2007, letakkan pointer mouse ke area area menu, kemudian putar tombol gulir. Apa yang terjadi? Anda benar! Anda dapat membuka pintu akes ke setiap ribbon hanya dengan putaran tombol gulir saja.

Kembali ke masalah menu icon, Microsoft Word 2007 mengenal istilah tab, ribbon, dan group dalam menyajikan menu tool. Berbeda dengan Word 2003 dan sebelumnya yang hampir 100% dikuasai Kaum Bar-Bar (Titlebar, Menu Bar dan Toolbar).

Perbedaan antara Tab, Ribbon dan Group

Tab adalah sederetan menu yang ditandai dengan teks. Tab terdiri dari tab File, Insert, Page Layout, dll.

Ribbon adalah area yang digunakan untuk menampilkan tab dan menu dari tab yang aktif. 

Sedangkan Group adalah kelompok menu dalam tiap Ribbon yang memiliki kesamaan fungsi.  Jadi, Ribbon menyediakan tab yang terdiri dari menu, dan menu sendiri terdiri dari beberapa Group, dan Group terdiri dari sekumpulan menu yang memiliki kesamaan fungsi.

Tampilan Jendela MS Word 2007

Office Button

Secara umum, Office Button terdiri dari dua area, yaitu area kiri dan area kanan. Area kiri berisi perintah seperti New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, dan Close. Sedangkan di area kanan berisi pintasan file dokumen yang baru-baru ini dibuka.

Pada bagian bawah flyout ini terdapat dua tombol perintah, yaitu Word Option (digunakan untuk melakukan properti terhadap Microsoft Word 2007) dan Exit Word (digunakan untuk menutup jendela Microsoft Word). Berikut ini adalah contohnya.

Keterangan:

Nama Icon	Keterangan
New	digunakan untuk membuat file dokumen kosong baru
Open	digunakan untuk membuka file dokumen yang tersimpan
Save	perintah untuk menyimpan file dokumen aktif
Save As	digunakan untuk menyimpan file dokumen ke dalam format tertentu
Print	digunakan untuk mencetak file dokumen yang sedang aktif
Prepare	digunakan untuk melakukan properti khusus terhadap file dokumen aktif
Send	digunakan untuk mengirimkan file dokumen aktif sebagai email / faksimile
Publish	perintah untuk menerbitkan dokumen aktif ke website / blog / dll
Close	digunakan untuk menutup file dokumen aktif

Mengenal Fungsi Icon pada Tab Home

Tab Home terdiri dari lima Group yaitu, Clipboard, Font, Paragraph, Styles dan editing.

 1.Group Clipboard

Group Clipboard terdiri dari sekumpulan menu yaitu:

Paste : untuk menempelkan hasil copy atau cut.

Cut : untuk memotong teks/objek terpilih.

Copy : untuk menggandakan teks/objek terpilih.

Format Painter : digunakan untuk meniru format halaman dokumen ke dalam dokumen lainnya.

* Tombol panah kecil di sudut kanan-bawah setiap Group digunakan untuk mengakses pengaturan lanjutan mengenai fungsi suatu Group.

 2.Group Font

Menu-menu di Group Font secara khusus berfungsi untuk pemformatan seputar huruf. Terdiri dari :

Font : untuk memilih jenis huruf

Font Size : untuk mengatur ukuran huruf

Grow Font : untuk memperbesar ukuran huruf secara instan

Shrink Font : untuk memperkecil ukuran huruf secara instan

Change Case : untuk mengubah status huruf kapital/huruf kecil

Clear Formatting : untuk menghapus pemformatan teks terpilih

Bold : untuk menebalkan teks terpilih

Italic : untuk memiringkan Teks terpilih

Underline : untuk memberikan garis bawah pada teks terpilih

Strikethrough : memberikan tanda coret padateks terpilih

Subscript : untuk mengetik karakter pemangkatan

Superscript : untuk mengetik karakter pemangkatan

Text Effect : untuk memberikan efek artistik pada teks terpilih

Text Highlight Color : untuk memberikan warna stabilo di belakang teks terpilih

Font Color : untuk mengatur warna teks terpilih.

 3.Group Paragraph

Group Paragraph terdiri dari sekumpulan menu yang memiliki kesamaan fungsi untuk mengatur paragraf teks. perintah-perintah di Group Paragraph yaitu:

Bullets : untuk memberikan tanda bullet di tiap paragraf terpilih

Numbering : untuk memberikan format penomoran di tiap paragraf terpilih

Decrease Indent : untuk menggeser baris kedua paragraf ke kiri

Increase Indent : untuk menggeser baris kedua paragraf ke kanan

Left-to-Right : untuk menjadikan arah teks berjalan dari kiri ke kanan (format Latin)

Right-to-Left : untuk menjadikan arah teks berjalan dari kanan ke kiri (format Arab)

Sort : untuk menyortir data

Show Paragraph Marks : untuk menampilkan / menyembunyikan tanda koreksi paragraf

Align Text Left : untuk mengatur teks rata kiri

Center : untuk mengatur teks rata tengah

Align Text Right : untuk mengatur teks rata kanan

Justify : untuk mengatur teks rata kanan-kiri

Line Spacing : untuk mengatur jarak antar baris teks

Shading : untuk mengatur warna latar teks terpilih

Border : untuk memberikan garis tepi pada teks terpilih.

 4.Group Styles

Group Styles terdiri dari dua menu. Yaitu:

Heading Styles : berisi pilihan format judul/subjudul dari paragraf terpilih

Change Styles : berisi pilihan pengaturan tema paragraf

 5.Group Editing

Secara umum group Editing terdiri dari Find, Replace, dan Select. fungsinya adalah:

Find : untuk mencari kata tertentu berdasarkan keyword tertentu dalam suatu file

Replace : untuk mencari dan mengganti kata yang ditemukan untuk di Microsoft Word 2007

TABEL

 1.Cara Membuat Tabel di Word 2007

Ada beberapa cara untuk membuat tabel di Word 2007:

• Menggunakan template
1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, arahkan ke Quick Tables, dan kemudian klik template yang diinginkan.
2. Ganti data pada template.

• Menggunakan menu Table

1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table.
2. Di bagian Insert Table, geser mouse untuk memilih jumlah baris dan kolom.
   

• Menggunakan perintah Insert Table
1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Insert Table untuk memunculkan kotak dialog.
2. Di bagian Table size, masukkan jumlah baris dan kolom.
3. Di bagian AutoFit behavior, buat pilihan untuk menyesuaikan ukuran tabel.

• Menggambar tabel
1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Draw Table.
2. Pointer akan berubah menjadi pensil.
3. Buat kotak persegi. Kemudian buat garis kolom dan baris di dalamnya.
4. Untuk menghapus garis, pada Table Tools, Design tab, Draw Borders grup, klik Eraser.
5. Klik garis yang ingin dihapus.

2.Cara Menambah Baris dan Kolom pada Tabel

1. Klik pada sel yang ingin ditambahkan baris atau kolom.
2. Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns grup, pilih:

• Insert Above, untuk menyisipkan baris baru di sebelah atas sel.
• Insert Below, untuk menyisipkan baris baru di sebelah bawah sel.
• Insert Left, untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kiri sel.
• Insert Right , untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kanan sel.

Tip: kita juga bisa menggunakan klik kanan pada sel untuk menampilkan pilihan di atas.

 3.Cara Menghapus Sel, Baris, Kolom atau Tabel

1. Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns grup, klik Delete.
   
2. Tentukan pilihan, apakah akan menghapus sel, kolom, baris atau tabel.

 4.Cara Menggabungkan dan Membagi Sel pada Tabel

• Menggabungkan sel
1. Pilih sel-sel yang akan digabungkan.
2. Pada Table Tools, Layout tab, Merge grup, klik Merge Cells.
• Membagi sel
1. Klik sebuah atau beberapa sel yang akan dibagi.
2. Pada Table Tools, Layout tab, Merge grup, klik Split Cells.
3. Masukkan jumlah kolom atau baris yang ingin dibagi.
4. Centang kotak merge cells before split, apabila sel yang ingin dibagi lebih dari satu.
   Misalnya, ada 2 sel yang akan dibagi menjadi 4. Bila kotak ini dicentang maka sel akan digabung dahulu baru kemudian dibagi. Sebaliknya bila kotak ini tidak dicentang, maka masing-masing sel akan dibagi 4 sehingga jumlah sel baru adalah 8.

 5.Cara Format Tabel

• Menggunakan Table Styles

1. Klik tabel yang ingin diformat.
2. Pada Table Tools, klik Design tab.
3. Di Table Styles grup, tempatkan kursor di setiap style untuk melihat tampilan tabel.
   
4. Klik style yang ingin digunakan.
5. Di bagian Table Style Options grup, centang kotak elemen tabel yang ingin digunakan, seperti Header Row, Total Row, dan lain-lain.

• Membuat dan Menghapus Garis Pembatas

o    Membuat Garis Pembatas

1.      Klik tabel atau bagian tabel yang ingin diberi garis pembatas.

2.      Pada Table Tools, klik Design tab.

3.      Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan pilih bentuk garis pembatas yang disediakan. Atau klik Borders and Shading, dan pada Borders tab, pilih bentuk garis pembatas yang diinginkan.

o    Menghapus Garis Pembatas

1.      Klik tabel atau bagian tabel yang ingin dihapus garis pembatasnya.

2.      Pada Table Tools, klik Design tab.

3.      Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan klik No Border untuk menghapus pembatas tabel.

4.      Untuk menghapus bagian tertentu saja, klik tanda panah pada Borders, dan kemudian klik Borders and Shading. Pada Borders tab, di bagian preview, klik garis yang ingin dihilangkan.

 6.Cara Mengatur Pemisahan Baris dalam Tabel

• Mencegah pemisahan isi baris dalam tabel
  Microsoft Word akan secara otomatis memisahkan isi baris tabel yang panjang ke halaman berikutnya bila baris tersebut terletak di akhir halaman. Untuk membuat isi baris yang panjang ini tidak terpisah dan ditempatkan semuanya di halaman selanjutnya, gunakan cara berikut:
1. Klik pada tabel.
2. Pada Table Tools, klik Layout tab.
3. Di Table grup, klik Properties, dan pilih Row tab.
4. Hilangkan pilihan pada kotak Allow row to break across pages dan klik OK.

• Memisahkan tabel ke halaman selanjutnya pada baris tertentu
1. Klik pada baris yang ingin ditempatkan di halaman berikutnya.
2. Tekan CTRL+ENTER. Cara ini disebut juga page break manual.

 7.Cara Membuat Table Heading Berulang Pada Setiap Halaman

1. Pilih baris heading (harus termasuk baris pertama pada tabel).
2. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows.
   Catatan: Table heading berulang hanya ada di print layout view atau ketika Anda mencetak dokumen tersebut. Table heading berulang tidak akan muncul bila Anda melakukan page break manual (CTRL + ENTER) dalam tabel.
3. Untuk menghilangkan table heading berulang: klik pada heading table di halaman pertama. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows.

 8.Mengurutkan Data pada Tabel

1. Klik pada tabel.
2. Pada Table Tools, Layout tab, Data group, klik Sort.
3. Pada kotak dialog Sort, pilih kolom atau header kolom yang dijadikan sebagai dasar pengurutan.

Memberi Penomoran Pada Sel di Tabel

1. Pilih sel pada tabel yang akan diberi nomor.
   Tip: Untuk memberi nomor pada setiap baris, klik pada kolom pertama.
2. Pada Home tab, Paragraph grup, klik Numbering.

Cara Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel dan Sebaliknya

• Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel


1. Masukkan tanda pemisah seperti koma dan tabs untuk menentukan dimana kumpulan teks ini akan dibagi menjadi kolom. Gunakan paragraf untuk menandai baris baru.
2. Pilih kumpulan teks yang akan diubah ke bentuk tabel.
   Misalnya, kumpulan teks di bawah ini yang terdiri dari 2 paragraf akan diubah ke bentuk tabel. Pemisahnya berupa koma.
   
3. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Convert Text to Table untuk menampilkan kotak dialog. Pengaturannya seperti di gambar berikut ini.
   
4. Klik OK dan kumpulan teks akan menjadi seperti gambar berikut ini.
   
• Mengubah Tabel Menjadi Kumpulan Teks

1. Pilih kumpulan baris atau tabel yang akan diubah menjadi paragraf.
2. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Convert to Text.
3. Di bagian Separate text at, pilih tanda pemisah kolom yang akan digunakan. Untuk baris akan dipisahkan menjadi paragraf.